Auftrag digital, direkt am Gerät
Der Auftrag liegt auf dem Handy oder Tablet. Positionen werden abgehakt, Nachträge direkt eingetragen, Fotos hängen automatisch am richtigen Auftrag.
Der Auftragszettel gehört auf das Handy
In Handwerksbetrieben hängt fast alles an einem Stück Papier: Was zu tun ist, was gemacht wurde, wie lange es gedauert hat. Wenn dieser Zettel verschwindet, verschwindet die Rechnung gleich mit.
Warum Handwerksbetriebe zu spät Rechnungen schreiben
Fast jeder Handwerksbetrieb, mit dem ich spreche, schreibt Rechnungen später, als er müsste. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil erst zusammengesucht werden muss, was eigentlich geleistet wurde: Stunden aus dem Kopf, Material aus dem Lieferschein, Zusatzarbeiten aus einer Notiz auf dem Auftragszettel – falls sie überhaupt notiert wurden.
Jede Woche Verzögerung ist eine Woche später Geld auf dem Konto. Und alles, was nicht dokumentiert wurde, wird im Zweifel nicht abgerechnet. Das ist der teuerste Teil: nicht die verlorene Zeit, sondern die verlorene Leistung.
Der Hebel liegt deshalb nicht am Schreibtisch, sondern auf der Baustelle. Wenn dort erfasst wird, was passiert, entsteht die Rechnung fast von selbst.
Die Stellen, an denen es im Handwerk klemmt
Was mir in Gesprächen mit Handwerksbetrieben am häufigsten begegnet.
- Auftragszettel auf PapierEr wird geschrieben, mitgenommen, kommt zerknittert oder gar nicht zurück. Was drauf stand, weiß dann nur noch der Monteur.
- Stunden am Monatsende rekonstruiertWer war wann wo? Was dabei herauskommt, ist eine Schätzung – und Schätzungen fallen fast immer zugunsten des Kunden aus.
- Nachträge, die keiner festhält„Machen Sie das noch schnell mit“ wird gemacht, aber nicht notiert. Bei der Rechnung fehlt der Beleg, also wird es nicht berechnet.
- Fotos im WhatsApp-VerlaufDie Dokumentation existiert, liegt aber im Chat statt beim Auftrag. Wenn sie gebraucht wird, sucht jemand eine halbe Stunde.
- Material ohne ÜbersichtWas noch da ist, weiß der, der zuletzt hingeschaut hat. Bestellt wird, wenn etwas fehlt – also einen Tag zu spät.
- Terminabsprachen per RückrufKunden erreichen niemanden, hinterlassen eine Nachricht, jemand ruft zurück. Pro Termin gehen so leicht zehn Minuten drauf.
Was sich im Handwerk schnell rechnet
Die drei Bausteine, mit denen die meisten Betriebe anfangen sollten.
Stunden erfassen, wo sie anfallen
Zwei Klicks beim Kommen und Gehen statt Rekonstruktion am Monatsende. Die Stunden stehen sofort beim Auftrag und sind sofort abrechenbar.
Rechnung entsteht aus dem Auftrag
Stunden, Material und Nachträge sind schon erfasst. Aus dem abgeschlossenen Auftrag wird die Rechnung, statt sie neu zusammenzustellen.
Der wichtigste Punkt: Es muss auf der Baustelle funktionieren
Die meisten gescheiterten Digitalisierungsprojekte im Handwerk scheitern nicht an der Technik, sondern an der Bedienung. Was mit Handschuhen, bei Sonne auf dem Display und zwischen zwei Handgriffen nicht in fünf Sekunden erledigt ist, wird nicht benutzt. Und was nicht benutzt wird, macht die Lage schlechter als vorher – dann gibt es nämlich zwei halbe Systeme statt einem ganzen.
Deshalb ist mein erster Termin bei Ihnen im Betrieb und nicht am Telefon. Ich will sehen, unter welchen Bedingungen Ihre Leute tatsächlich arbeiten, bevor ich irgendetwas baue.
Und wenn nach zwei Wochen klar wird, dass ein Ablauf so nicht funktioniert, wird er geändert. Ein System, das nur auf dem Papier stimmt, nutzt Ihnen nichts.
Falls Sie erst einmal für sich selbst eine Größenordnung wollen: Der Potenzial-Check rechnet Ihnen das in fünf Minuten aus, ohne Anmeldung und ohne dass ich davon erfahre.
Fragen aus der Praxis
Funktioniert das auch ohne Netz auf der Baustelle?
Ja. Eingaben lassen sich lokal speichern und synchronisieren, sobald wieder Empfang da ist. Sagen Sie es bitte gleich im Erstgespräch, denn es beeinflusst die Bauweise erheblich.
Meine Monteure sind nicht technikaffin. Klappt das trotzdem?
Das ist die zentrale Frage bei jedem Handwerksprojekt, und sie entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. Ich plane von Anfang an für die schwierigsten Bedingungen: große Flächen zum Antippen, wenige Schritte, nichts zum Auswendiglernen.
Wir haben schon eine Handwerkersoftware, die keiner nutzt.
Das ist ein häufiger Ausgangspunkt. Meist ist nicht die Software das Problem, sondern die Lücke zwischen ihr und dem echten Ablauf. Oft reicht es, diese Lücke zu schließen, statt etwas Neues einzuführen – das ist auch deutlich billiger.
Was ist mit den GoBD-Anforderungen an die Aufzeichnung?
Das ist ein berechtigter Punkt, den ich mit Ihnen und im Zweifel mit Ihrem Steuerberater kläre, bevor gebaut wird. Ich gebe dazu keine pauschale Zusage, sondern schaue mir Ihren konkreten Fall an.
Wie viel kostet so ein System?
Erstgespräch und Analyse sind kostenlos. Danach bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit festem Umfang und festem Preis, keine offene Stundenabrechnung. Was es kostet, hängt vom Umfang ab – was es bringt, sagt Ihnen die Analyse vorher.
Mehr Antworten auf der FAQ-Seite.
Reden wir über Ihre Abläufe
30 Minuten, kostenlos, unverbindlich. Danach wissen Sie, ob sich etwas lohnt – und wenn nicht, sage ich das auch.