Alle Kanäle, eine Liste
Kunden bestellen online, telefonisch oder per Nachricht. Alles landet in derselben Bestellliste, sortiert nach Tag und Tour. Kein Übertragen mehr.
Bestellungen ohne Zettelchaos
Gastronomie und Lieferdienste haben ein gemeinsames Problem: Bestellungen kommen über jeden erdenklichen Kanal herein, und jemand muss sie alle zusammenführen. Genau das lässt sich automatisieren.
Das eigentliche Problem ist nicht die Bestellung, sondern der Übertrag
Eine Bestellung anzunehmen dauert eine Minute. Was Zeit frisst, ist alles danach: Die Telefonbestellung landet auf einem Zettel, die WhatsApp-Nachricht bleibt im Chat, die E-Mail im Postfach. Abends sitzt jemand da und überträgt alles in eine Liste, aus der dann die Lieferliste und später die Rechnung entsteht.
Bei jedem dieser Überträge kann etwas schiefgehen – und geht auch schief. Eine vergessene Sonderwunsch-Notiz, eine falsche Menge, ein Kunde, der doppelt in der Liste steht. Der Fehler kostet dann nicht nur die Korrektur, sondern auch Vertrauen.
Die Lösung ist selten „alle Kunden müssen jetzt online bestellen“. Ältere Stammkunden rufen an, und das sollen sie auch weiter dürfen. Die Lösung ist, dass alle Kanäle in derselben Liste landen – egal, wo die Bestellung hereinkommt.
Wo in Gastro- und Lieferbetrieben die Zeit verschwindet
Die Stellen, die mir in dieser Branche am häufigsten genannt werden.
- Bestellannahme auf vier KanälenTelefon, WhatsApp, E-Mail, Zettel an der Tür. Vier Quellen, eine Liste, und der Übertrag passiert von Hand.
- Der Speiseplan als DauerbaustelleJede Woche neu tippen, als PDF exportieren, auf die Website laden, per WhatsApp verschicken, ausdrucken. Dieselbe Information fünfmal angefasst.
- Lieferlisten und Touren im KopfWer bekommt was, in welcher Reihenfolge? Das weiß der Fahrer – oder eben nicht, wenn er ausfällt.
- Abrechnung am MonatsendeWer hat wie oft bestellt, wer hat abbestellt, wer zahlt bar? Zusammensuchen dauert Tage, und Fehler fallen erst beim Kunden auf.
- Abbestellungen und ÄnderungenEin Anruf um halb acht, dass heute nichts geliefert werden soll. Wenn diese Information nicht sofort in der Lieferliste landet, fährt jemand umsonst.
Wie das aussehen kann
Bausteine, die sich einzeln oder zusammen umsetzen lassen. Was Sie brauchen, entscheidet die Analyse – nicht der Katalog.
Speiseplan einmal pflegen
Sie tragen das Menü einmal ein. Website, Kundenportal, Aushang und Versand ziehen sich die Daten von dort. Änderungen sind sofort überall sichtbar.
Lieferliste erzeugt sich selbst
Aus den Bestellungen entsteht automatisch die Tourenliste, sortiert nach Route. Abbestellungen verschwinden sofort daraus.
Abrechnung auf Knopfdruck
Was geliefert wurde, ist erfasst. Die Monatsabrechnung entsteht daraus automatisch, statt zusammengesucht zu werden.
Kunden bestellen selbst ab
Ein Portal oder ein Link genügt. Die Abbestellung ist sofort im System, ohne dass jemand ans Telefon muss.
Sonderwünsche gehen nicht verloren
Allergien, Portionsgrößen, Lieferhinweise hängen dauerhaft am Kunden statt auf einem Notizzettel neben dem Telefon.
Ein Beispiel aus der Region
Für Raidts Menüservice in Rottenburg baue ich derzeit genau so ein System: Kundenportal, Speiseplan, Lieferlisten und Abrechnung an einer Stelle. Beauftragt im Juli 2026, Umsetzung läuft.
Ich schreibe bewusst nicht, wie viele Stunden das spart – solange das System nicht im Alltag läuft, wäre jede Zahl geraten. Sobald es steht und wir messen können, steht die echte Zahl auf der Projektseite.
Wenn Sie in einer ähnlichen Lage sind: Der Potenzial-Check gibt Ihnen in fünf Minuten eine eigene Größenordnung, ohne dass Sie mit mir sprechen müssen.
Fragen aus der Praxis
Meine Stammkunden wollen weiter anrufen. Geht das?
Ja, und daran sollten Sie auch nichts ändern. Das System nimmt telefonische Bestellungen genauso auf – der Unterschied ist nur, dass sie sofort in derselben Liste landen wie die Online-Bestellungen, statt auf einem Zettel.
Wir haben schon eine Kassensoftware. Ersetzen Sie die?
In der Regel nicht. Kassensysteme sind für den Verkauf am Tresen gebaut, nicht für Vorbestellungen und Touren. Meist bleibt die Kasse und bekommt eine Anbindung, damit die Daten nicht doppelt erfasst werden müssen.
Wie lange dauert es, bis so ein System läuft?
Eine erste nutzbare Version steht meist in wenigen Tagen bis Wochen – bewusst noch nicht vollständig, sondern so weit, dass Sie damit arbeiten und sagen können, was fehlt. Der Rest entsteht dann entlang Ihres echten Alltags.
Was ist mit Kundendaten und Allergikerhinweisen?
Die gehören zu den sensibleren Daten, gerade Angaben zu Unverträglichkeiten. Hosting läuft in der EU, der Zugriff ist auf die Personen beschränkt, die ihn brauchen, und die Datenschutzseite hält fest, was wo verarbeitet wird.
Lohnt sich das bei 30 Essen am Tag?
Häufig ja, weil der Aufwand pro Bestellung fast unabhängig von der Menge ist. Ob es sich in Ihrem Fall rechnet, sage ich Ihnen nach der Analyse – auch wenn die Antwort nein lautet.
Mehr Antworten auf der FAQ-Seite.
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