Nebenkostenabrechnung aus vorhandenen Belegen
Die Abrechnung entsteht automatisiert aus den Belegen, die ohnehin da sind. Auch einzeln als Einstieg nutzbar, unabhängig vom Mängelmanagement.
Die Abrechnung darf nicht an der Belegflut scheitern
Nebenkostenabrechnungen und Mängelmeldungen sind die zwei Stellen, an denen in Hausverwaltungen am meisten Zeit hängen bleibt – und an denen verspätete oder übersehene Fälle am schnellsten teuer werden.
Der Engpass ist selten die Verwaltung selbst
Wenn ich mit Hausverwaltungen spreche, geht es selten um die grundsätzliche Betreuung der Objekte. Es geht um zwei wiederkehrende Punkte: die Nebenkostenabrechnung, die fristgerecht für mehrere Objekte mit Belegen aus unterschiedlichen Quellen stehen muss – und die Mängelmeldung, die per Anruf oder Mail hereinkommt und dann von Hand nachverfolgt wird.
Beides ist für sich genommen machbar. Bei zehn, zwanzig oder mehr Objekten parallel wird daraus aber ein Nadelöhr, das jedes Jahr zur gleichen Zeit wiederkehrt.
Verspätete Abrechnungen und übersehene Mängel sind dabei nicht nur ärgerlich. Beides birgt rechtliche und finanzielle Risiken – gegenüber Eigentümern wie gegenüber Mietern.
Wo bei Hausverwaltungen Zeit und Sicherheit verloren gehen
Die Stellen, die am häufigsten genannt werden.
- Belege aus verschiedenen QuellenRechnungen per Post, E-Mail und Portal – jede Quelle wird einzeln gesammelt und zugeordnet.
- Nebenkostenabrechnung unter ZeitdruckDie Frist steht fest, die Belege oft nicht rechtzeitig vollständig.
- Mängelmeldung per Anruf oder ZettelWas gemeldet wurde, steht selten strukturiert an einer Stelle.
- Nachverfolgung von HandWer wurde beauftragt, ist es erledigt? Ohne System wird nachtelefoniert statt nachgeschaut.
- Mieterkommunikation verstreutAnfragen kommen über verschiedene Kanäle, Antworten dauern entsprechend lange.
Was sich bei Hausverwaltungen realistisch abgeben lässt
Nicht die Objektbetreuung selbst. Sondern die Zusammenführung und Nachverfolgung drumherum.
Mängelmeldung mit Statusübersicht
Strukturierte Erfassung und Nachverfolgung bis zur Erledigung – jederzeit auf einen Blick statt in E-Mail-Verläufen.
Beides zusammen über mehrere Objekte
Im Vollausbau kombiniert, inklusive zentral gebündelter Mieterkommunikation statt verstreuter Kanäle.
Ein Einstieg reicht – der Rest folgt später
Die beiden Bausteine hängen nicht zwangsläufig zusammen. Viele Hausverwaltungen starten allein mit der Nebenkostenabrechnung, weil dort der Termindruck am größten ist – und erweitern erst später um das Mängelmanagement.
Das ist bewusst so gebaut. Sie zahlen für das, was Sie brauchen, nicht für ein Gesamtpaket, das Sie zur Hälfte nutzen.
Falls Sie erst eine Größenordnung wollen, bevor wir reden: Der Potenzial-Check rechnet Ihnen das in wenigen Minuten aus, ohne Anmeldung und ohne dass ich davon erfahre.
Fragen aus der Praxis
Muss ich beide Bausteine gleichzeitig einführen?
Nein. Nebenkostenabrechnung und Mängelmanagement lassen sich unabhängig voneinander einführen. Die meisten Hausverwaltungen starten mit dem, wo der Druck am größten ist.
Woher kommen die Belege für die Abrechnung?
Aus den Quellen, die Sie ohnehin nutzen – Post, E-Mail, Portale der Versorger. Das System sammelt sie an einer Stelle statt sie händisch zuzuordnen.
Ersetzt das unsere Hausverwaltungssoftware?
Nein. Ich baue eine Ergänzung an den Stellen, an denen die vorhandene Software Lücken lässt, meist bei Belegzusammenführung und Mängelnachverfolgung.
Wie behalten wir den Überblick über offene Mängel?
Über eine Statusübersicht: gemeldet, beauftragt, erledigt. Auf einen Blick statt in verstreuten Mail-Verläufen.
Was kostet so ein System für eine kleine Hausverwaltung?
Erstgespräch und Analyse sind kostenlos. Danach bekommen Sie ein Angebot mit festem Umfang. Falls sich der Aufwand in Ihrem Fall nicht rechnet, sage ich das nach der Analyse deutlich.
Mehr Antworten auf der FAQ-Seite.
Reden wir über Ihre Abläufe
30 Minuten, kostenlos, unverbindlich. Danach wissen Sie, ob sich etwas lohnt – und wenn nicht, sage ich das auch.